Er zijn van die dagen dat je van heel veel dingen een beetje hebt gedaan, zodat je aan het eind van de dag eigenlijk nog niets gedaan hebt. En dat terwijl je zulke goede voornemens had. Geen nood: met deze tips en trucs vink je de ene na de andere taak op je to do lijst af.

Maak een haalbare lijst

De nummer één reden waarom je aan het eind van een werkdag nog steeds met een driekwart volle to do lijst zit, is omdat je veel te ambitieus was. Of om het oneerbiediger te zeggen: je hebt jezelf iets te overschat. Wanneer je plannen in plaats van op zijn Engels (plénnen) op zijn Nederlands (plánnen) uitspreekt, krijg je al meteen inzicht waarom je tegen zessen nog steeds niet alles op je takenlijst hebt afgestreept. Je kunt namelijk nog zo vol goede plannen zitten, in de realiteit lukt het simpelweg niet altijd om die plannen ook waar te maken. Wees daarom reëel wanneer je een to do lijst maakt en zet er alleen die dingen op die je vandaag ook echt kunt waarmaken. Er is niets ontmoedigender dan aan het eind van de dag met een rits aan klusjes te zitten die je met een gevoel van te hebben gefaald naar de dag er na moet schuiven.

Verwacht het onverwachte

Een strakke planning levert behalve stress en een uitgeput gevoel aan het eind van de dag vrij weinig op. Sommige mensen eisen zoveel van zichzelf dat ze hun adempauzes nog moeten inplannen. Daarbij is het ook nog eens zonde van je tijd: hoe mooi je je dag ook hebt gepland, elke dag gebeurt er wel iets onverwachts. Je krijgt een spoedopdracht tussendoor die al je aandacht opeist, je krijgt knallende koppijn waardoor leren onmogelijk wordt, het internet is traag, je telefoon gaat stuk of je hebt gewoon even de rottigste rotdag uit de rotgeschiedenis van je rotleven. Die speling geldt ook voor taken met een deadline. Moet je bijvoorbeeld voor aanstaande donderdag dat ene rapport klaar hebben, dan geeft het meer rust om de deadline voor jezelf op dinsdag of woensdag te zetten. Zo heb je alle tijd om op de dag van de deadline nog de laatste check te doen. De tactiek die je op de middelbare school hanteerde – pas een avond ervoor aan iets beginnen – moet je echt in het verleden laten.

Houd je hersens voor de gek

De een vind het fijn om old skool met notitieboekjes en markeerstiften aan de slag te gaan, de ander gebruikt liever een app op haar telefoon. Welke manier je ook gebruikt, zorg dat je je gedane taken kunt afstrepen of weggommen. Je hersenen kicken er namelijk op als iets af of leeg is (daarom kun je ook zo intens genieten van iets als een op kleur gesorteerde kledingkast of een schoon aanrecht). Bij elke keer dat je hersens het signaal ‘volbracht’ krijgen, komt er een shot dopamine vrij dat zorgt voor een lekker gevoel. Je kunt daarom ook een beetje sjoemelen met je to do lijst, door je taken in kleinere taken te verdelen. Staat er bijvoorbeeld een hoofdstuk van duizend woorden voor je scriptie op de planning, dan kan je taak ‘duizend woorden’ zijn, maar je kunt het ook onderverdelen in tien taken van honderd woorden. Op die manier komt er tien keer dopamine vrij. Ook fijn: lukt het écht een keer niet om je to do lijst af te krijgen, dan krijg je toch je met deze mini-taken toch een voldaan gevoel omdat je in verhouding wel veel gedaan hebt.

Plan tijdopslokkers mee

Zelfs de meest strakke planning loopt in de overuren, wanneer je de voorbereidingstijd niet meerekent. Een vergadering van een uur kost je namelijk niet precies een uur, als je daarvoor ook nog stukken moet doorlezen en een voorstel moet bedenken. Hetzelfde geldt voor een blog schrijven, of zelfs iets simpels als een telefoontje plegen. Een blog schríjven is misschien in een uurtje wel te doen, maar het artikel controleren op spelfouten, de foto’s schieten en het stuk uploaden kost in totaal veel meer tijd. Hetzelfde geldt voor een telefoontje: met het opzoeken van het telefoonnummer, in je hoofd repeteren wat je gaat zeggen en misschien in de wacht staan, kost een tien minuten gesprekje je minstens een kwartier. Naast voorbereidingstijd is het ook belangrijk om bij het maken van je to lijst rekening te houden met vervoerstijd. Plan altijd een extra kwartier tot een half uur in om zo files of vertragingen op het spoor in te calculeren.

Kap met uitstelgedrag

Een lastig telefoontje, de administratie, een saai rapport: er zijn altijd van die dingen die elke dag opnieuw op je to do lijst verschijnen, omdat je er tegenop ziet ze te doen. Dat uitstelgedrag is heel menselijk. En tegelijkertijd heel onnodig. Sterker nog: je maakt het jezelf alleen maar lastiger door zo’n taak voor je uit te schuiven, omdat het op die manier in je hoofd de tijd en ruimte krijgt om buitenproportioneel groot te worden. Nergens voor nodig! Begin je dag met iets makkelijks om op te starten, om daarna meteen af te werken met het klusje waar je tegen op ziet. Zo voorkom je dat je er de hele dag tegen aan loopt te hikken. Een extra stok achter de deur is het wanneer andere mensen jouw to do lijst kunnen zien. Leg ‘m bijvoorbeeld goed zichtbaar naast je neer op je bureau of plak het thuis op een plek waar je er niet om heen kunt.

To do lijst voor dummies

– Noteer alles wat je die dag moet doen en verdeel de lijst in een deel zakelijk en een deel privé. In die laatste komen bijvoorbeeld dingen te staan als ‘cadeautje regelen vriendin X’ en ‘weekendje weg boeken’. Probeer tijdens het samenstellen van de lijst al groepjes te maken: bundel mailtaken bij elkaar, maak een apart blokje telefoontjes plegen en reserveer bijvoorbeeld een uur voor dingen die je moet voorbereiden.

– Schrijf achter de taken de tijd waarop je het gaat uitvoeren én hoeveel tijd je ervoor denkt nodig te hebben. Zo kun je al een beetje inschatten hoe druk je dag gaat worden en wat je moet doen om alles af te krijgen.

– Heb je je to do lijst voor die dag voor je liggen? Neem het één keer kritisch door en vraag jezelf af welke vijf dingen je echt aan het eind van de dag gedaan moet hebben. Geef die prioriteit door er meteen aan te beginnen. Blijken ze toch meer tijd te kosten dan dat je van te voren gepland had, dan kun je de andere taken altijd nog doorschuiven naar de dag erna.

– Waarschijnlijk een open deur: maar maak je taak eerst af voordat je aan een volgende begint. Niet alleen voorkom je daarmee multitasken waardoor je alles nog een beetje half-half doet, maar kun je de taak ook echt wegstrepen van je lijst en uit je hoofd. Even een ten minute break en op naar de volgende taak!

– Smokkeltrucje: had je iets niet op de to do lijst gezet, maar heb je het wél gedaan? Schrijf de taak alsnog op om deze meteen weer af te vinken. Instant voldaan gevoel!

Dit artikel schreef ik eerder voor Cosmopolitan